为什么要使用 WordPress 管理文档和文件？
如果你是内容团队的一员，你可能会使用多个平台来沟通和处理任务。例如，你可能会使用 Google Drive 分享草稿，使用 Asana 跟踪项目进度，并使用 Slack 与团队成员沟通。然后，你需要在 WordPress 中发布最终草稿及图片。问题在于使用这么多不同的工具时，很容易丢失文件。
如果这些文件和文档是用于你的 WordPress 站点，那么我们建议将所有内容都集中在 WordPress 仪表盘上管理。这样，你可以更有效地管理、更新和发布内容，而不需要在不同工具之间切换。
默认情况下，WordPress 有一个内建的媒体库，你可以用它来存储各种文件。但缺点是，你只能存储和组织文件，并不能做更多事情。有了这些背景知识，我们将展示如何使用 WordPress 轻松管理你的文档和文件。
步骤 1：安装 WP Document Revisions 和 Members 插件
使用 WP Document Revisions 是在 WordPress 中设置文档管理系统的最简单方法。这个插件允许你与他人共同处理文件、在线存储文档，并查看每个文档的完整修订历史。你还应该安装 Members 插件，这个插件允许你创建和自定义 WordPress 用户角色的权限，这在管理文档访问时非常实用。
步骤 2：向 WP Document Revisions 上传新文档
激活 WP Document Revisions 插件后，你会在左侧菜单中看到一个新的“Documents”选项。让我们尝试向 WordPress 上传文档。先前往 Documents » All Documents，然后点击“Add Document”按钮。
接下来，你需要为文档命名。命名应有助于你识别文档，特别是如果你和其他人共享 WordPress 仪表盘时，例如客串博主。完成后，点击“Upload New Version”按钮。
这样就会打开一个“Upload Document”弹出窗口，其操作方式类似于标准的 WordPress 媒体库。
步骤 3：创建自己的文档工作流状态
正如你在上一步中所看到的，工作流状态让你轻松看到文档是初稿、进行中还是其他状态。类似于将博文保存为草稿或发布状态，工作流状态可以改善编辑工作流。 WP Document Revisions 提供了四个默认工作流状态：final（最终）、 in progress（进行中）、initial draft（初稿）和 under review（审核中）。如果需要更改这些默认状态或添加更多状态，可以前往 Documents » Workflow States。要自定义现有状态，只需悬停在其上并点击“Edit”按钮。
步骤 4：管理 WordPress 中的用户角色和文档访问
默认情况下，WP Document Revisions 根据用户角色分配不同的文档编辑权限。例如，作者不能编辑其他人发布的文档或阅读私密发布的文档。如果你想查看和更改这些设置，可以使用 Members 插件。在安装和激活 Members 插件后，前往 Members » Roles 页面查看所有用户角色。悬停在要修改的用户角色上并点击“Edit”，打开用户角色编辑器。在左侧菜单中点击“Documents”，你现在可以看到该用户角色的所有权限。
